Backoffice a účetnictví: veškerá provozní práce plně outsourcovaná
Přebíráme kompletní běžné vedení účetnictví – tedy skutečné účtování, nejen třídění dokladů – a k tomu kancelářskou práci, která vzniká denně: nabídky, faktury, upomínky, archivaci, správu dokumentů. Uzávěrkové práce a daňové poradenství zůstávají u vaší daňové kanceláře, které poskytujeme čisté podklady.
Co za vás převezmeme
Účetnictví a backoffice do sebe zapadají: kdo vystavuje faktury a vede upomínky, zná i platby – a účtuje je rychleji a přesněji. Obě oblasti si můžete objednat společně nebo samostatně.
Kompletní finanční účetnictví
Běžné vedení účetnictví: zaznamenávání a účtování přijatých a vydaných faktur, pokladních a bankovních pohybů, platebního styku, odsouhlasení účtů, správa otevřených položek a příprava přiznání k DPH. Bez uzávěrkových prací.
Vystavování nabídek a faktur
Vytváření a odesílání vašich nabídek a vydaných faktur – se správnými povinnými údaji, čistou číselnou řadou a na přání jako e-faktura v předepsaném formátu.
Upomínky a sledování plateb
Sledování otevřených položek, vícestupňové upomínkové řízení podle vašich pravidel, upomínky splatnosti, komunikace se zákazníky a předání inkasu nebo advokátovi, je-li to nutné.
Organizace kanceláře
Příchozí a odchozí pošta, organizace schůzek, objednávání, vyúčtování cestovních nákladů a výdajů, příprava podkladů a komunikace s vašimi externími partnery.
Správa dokumentů
Digitální, auditovatelná archivace dokladů s jasnou strukturou, možností vyhledávání a oprávněními. Nastavíme ji, spravujeme a zajistíme dodržování archivačních lhůt.
Výkazy a spolupráce s daňovou kanceláří
Měsíční ekonomický přehled a rozvahu/výsledovku, upravené předání vaší daňové kanceláři a zvláštní výkazy pro banku, dotační místa nebo společníky.
Váš systém zůstává vaším systémem
Mnoho poskytovatelů váže své klienty na určitý software – a pozdější přechod tak prodražuje. My jdeme opačnou cestou: rozhodujete vy, ve kterém systému se účtuje. Pracujeme ve vašem prostředí, s vašimi přístupy a účty.
Interně používáme systém Agenda. Pokud nemáte vlastní systém nebo chcete odejít od izolovaného řešení, můžete toto prostředí využívat. Přinesete-li si vlastní systém, pracujeme v něm – a pokud jednou budete chtít přejít jinam, dostanete svá data ve formátu, se kterým dokáže pracovat nový poskytovatel.
Stejně samozřejmé je, že exporty a předání vaší daňové kanceláři probíhají ve formátu, který tam vyžadují – obvykle jako export kompatibilní s DATEV nebo jako strukturovaný předávací soubor.
Prakticky to znamená
- Žádná povinnost softwaru. Pro spolupráci nemusíte kupovat žádné nové řešení.
- Žádná zajatost dat. Účetní data a doklady patří vám a lze je kdykoli exportovat.
- Čisté rozhraní s daňovou kanceláří. Předání ve formátu, který tam očekávají.
- Volitelně: mzdy a platy. Jako doplněk a ve spolupráci s příslušnými úřady, na vyžádání.
- Jasná hranice odpovědnosti. My průběžně účtujeme; roční závěrka, daňová přiznání a daňové poradenství zůstávají u vaší kanceláře.
Jak vypadá každodenní spolupráce
Účetnictví funguje dobře, když je nudné: stejný rytmus, stejné postupy, pevné termíny. Takto vypadá typický měsíc.
Doklady přicházejí
Doklady nahrajete digitálně, přeposíláte e-maily, nebo je získáme přímo z vašich systémů. Papírové doklady lze digitalizovat.
Průběžné účtování
Zaznamenáváme a účtujeme průběžně, nikoli hromadně na konci měsíce – otevřené položky a likvidita jsou tak vždy aktuální.
Odsouhlasení
Banka, pokladna a otevřené položky se odsouhlasí. Nejasnosti shromažďujeme do seznamu dotazů, místo abychom vás jednotlivě rušili.
Výkazy a předání
K dohodnutému datu obdržíte výkazy; podklady pro vaši daňovou kancelář předáme v požadovaném formátu.
Outsourcing účetnictví: co se za tím skutečně skrývá
Pojem „účetní služba“ se používá velmi rozdílně. Někteří poskytovatelé pouze třídí doklady a předají hromádku daňové kanceláři. Jiní zaznamenávají jen faktury. My pod pojmem kompletní provozní finanční účetnictví rozumíme skutečné účtování: obchodní případy jsou zaúčtovány, účty odsouhlaseny, otevřené položky vedeny, platby přiřazeny a přiznání k DPH připraveno. Výsledkem je účetnictví, ze kterého lze na konci měsíce odvodit spolehlivá čísla – a nikoli jen uspořádaná hromádka dokladů.
Proč je průběžné účtování cennější než rychlé dohánění
Kdo účtuje až těsně před přiznáním, dostává čísla, která jsou v okamžiku rozhodování už zastaralá. Kdo účtuje průběžně, vidí kdykoli, jaké faktury jsou otevřené, jak se vyvíjí likvidita a zda některá nákladová položka vybočuje z normálu. Proto pracujeme v krátkých cyklech, nikoli v měsíčních blocích. Úsilí je v součtu stejné – přínos zcela jiný.
Nejčastější případ: dohánění dluhu
Mnoho firem k nám přichází, když je účetnictví několik měsíců pozadu. Pak platí: nejprve inventura, pak dohánění, pak běžný provoz. Za zpracování nesetříděných nebo neúplných podkladů účtujeme podle skutečně odpracovaného času, protože rozsah nelze předem seriózně odhadnout. Předem však dostanete odhad rozsahu a horní hranici, po jejímž překročení se s vámi spojíme.
Backoffice: podceňovaný požírač času
Psaní faktur, kontrola plateb, upomínání, archivace podkladů, vyúčtování cestovních nákladů, zadávání objednávek – každá z těchto činností trvá jednotlivě jen pár minut, ale v součtu několik dní měsíčně. Protože málokdy působí naléhavě, odkládá se, dokud se z toho nestane problém: faktury odcházejí pozdě, pohledávky se sledují opožděně, podklady se ve sporu nedají najít. Při outsourcingu tato práce neleží ladem, protože je u nás součástí pevného postupu.
E-faktura a digitální doklady
Přechod na strukturované elektronické faktury se týká téměř všech firem v německém B2B obchodu. Prakticky to znamená: přijaté faktury musí být přijímány a zpracovávány ve strukturovaných formátech, vydané faktury musí být odpovídajícím způsobem vytvářeny. Tuto cestu nastavíme – od přijímací schránky přes zpracování až po archivaci odolnou proti změnám – a propojíme ji s procesem účtování tak, aby nevznikalo duplicitní zaznamenávání. Pokud jsou k tomu potřeba technické úpravy, přebírá to oblast IT a digitalizace.
Jasná hranice vůči daňovému poradenství
Nejsme daňový poradce a žádného nenahrazujeme. Roční závěrka, daňová přiznání, daňová optimalizace a konečné posouzení složitých případů patří k daňové kanceláři. Naším úkolem je průběžná provozní práce a podklady připravené tak, aby kancelář mohla rychle pokračovat bez dalších dotazů. V praxi to často snižuje i náklady na straně kanceláře.
Konkrétní ceny balíčků podle počtu účetních zápisů za měsíc najdete na stránce Účetnictví – balíčky a ceny.
Časté dotazy k backoffice a účetnictví
Účtujete opravdu sami, nebo jen připravujete podklady?
Můžeme si ponechat náš dosavadní software?
Jak se k vám dostanou doklady?
Co se stane, když je naše účetnictví v prodlení?
Zajišťujete i mzdy a platy?
Spolupracujete s naším daňovým poradcem?
Kolik času vás stojí vaše účetnictví každý měsíc?
Na bezplatné strategické konzultaci se podíváme na objem vašich dokladů a řekneme, který balíček se hodí – a co pro vás přechod znamená.