Backoffice und Buchhaltung: die operative Arbeit, vollständig ausgelagert
Wir übernehmen die vollständige laufende Finanzbuchhaltung – also das tatsächliche Buchen, nicht nur das Sortieren von Belegen – und dazu die Büroarbeit, die täglich anfällt: Angebote, Rechnungen, Mahnwesen, Ablage, Dokumentenmanagement. Abschlussarbeiten und steuerliche Beratung bleiben bei Ihrer Steuerberatung, der wir sauber zuarbeiten.
Was wir übernehmen
Buchhaltung und Backoffice greifen ineinander: Wer Rechnungen schreibt und das Mahnwesen führt, kennt die Zahlungseingänge – und bucht sie entsprechend schneller und korrekter. Sie können beides zusammen oder einzeln beauftragen.
Finanzbuchhaltung komplett
Laufende Buchführung: Erfassung und Kontierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kassen- und Bankbuchungen, Zahlungsverkehr, Abstimmung der Konten, Offene-Posten-Verwaltung und Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung. Keine Abschlussarbeiten.
Angebots- & Rechnungsservice
Erstellung und Versand Ihrer Angebote und Ausgangsrechnungen – mit korrekten Pflichtangaben, sauberen Nummernkreisen und auf Wunsch als E-Rechnung im vorgeschriebenen Format.
Mahnwesen & Zahlungsüberwachung
Überwachung der offenen Posten, mehrstufiges Mahnwesen nach Ihren Vorgaben, Zahlungserinnerungen, Abstimmung mit Kunden und Übergabe an Inkasso oder Rechtsanwalt, wenn es nötig wird.
Büroorganisation
Posteingang und Postausgang, Terminorganisation, Bestellwesen, Reisekosten- und Spesenabrechnung, Vorbereitung von Unterlagen und die Kommunikation mit Ihren externen Partnern.
Dokumentenmanagement
Digitale, revisionssichere Belegablage mit klarer Struktur, Suchbarkeit und Berechtigungen. Wir richten sie ein, führen sie und sorgen dafür, dass Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
Auswertungen & Zuarbeit
Monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung und Summen- und Saldenliste, aufbereitete Übergabe an Ihre Steuerberatung sowie Sonderauswertungen für Bank, Förderstellen oder Gesellschafter.
Ihr System bleibt Ihr System
Viele Anbieter binden ihre Kunden an eine Software – und machen einen späteren Wechsel teuer. Wir gehen den umgekehrten Weg: Sie entscheiden, in welchem System gebucht wird. Wir arbeiten in Ihrer Umgebung, mit Ihren Zugängen und Ihren Konten.
Intern setzen wir Agenda ein. Wenn Sie kein eigenes System haben oder von einer Insellösung wegwollen, können Sie diese Umgebung mitnutzen. Bringen Sie ein eigenes System mit, arbeiten wir darin – und wenn Sie eines Tages wechseln möchten, erhalten Sie Ihre Daten in einem Format, mit dem der neue Dienstleister arbeiten kann.
Ebenso selbstverständlich: Exporte und Übergaben an Ihre Steuerberatung erfolgen in dem Format, das dort verlangt wird – üblicherweise als DATEV-konformer Export oder als strukturierte Übergabedatei.
Praktisch heißt das
- Keine Softwarepflicht. Sie müssen für die Zusammenarbeit keine neue Lösung kaufen.
- Keine Datengeiselhaft. Buchungsdaten und Belege gehören Ihnen und sind jederzeit exportierbar.
- Saubere Schnittstelle zur Steuerberatung. Übergaben in dem Format, das dort erwartet wird.
- Optional: Lohn und Gehalt. Als Add-on und in Zusammenarbeit mit den zuständigen Stellen buchbar – auf Anfrage.
- Klare Zuständigkeitsgrenze. Wir buchen laufend; Jahresabschluss, Steuererklärungen und steuerliche Beratung bleiben bei Ihrer Kanzlei.
Wie die Zusammenarbeit im Alltag aussieht
Buchhaltung funktioniert dann gut, wenn sie langweilig ist: gleicher Rhythmus, gleiche Wege, feste Termine. So sieht ein typischer Monat aus.
Belege kommen an
Sie laden Belege digital hoch, leiten E-Mails weiter oder wir holen sie direkt aus Ihren Systemen. Papier kann digitalisiert werden.
Laufendes Buchen
Wir erfassen und kontieren fortlaufend statt gesammelt am Monatsende – so bleiben offene Posten und Liquidität jederzeit aktuell.
Abstimmung
Bank, Kasse und offene Posten werden abgestimmt. Unklarheiten sammeln wir in einer Rückfrageliste, statt Sie einzeln zu unterbrechen.
Auswertung & Übergabe
Zum vereinbarten Stichtag erhalten Sie die Auswertungen; die Zuarbeit an Ihre Steuerberatung erfolgt im gewünschten Format.
Buchhaltung auslagern: was tatsächlich dahintersteckt
Der Begriff „Buchhaltungsservice“ wird sehr unterschiedlich verwendet. Manche Anbieter sortieren Belege und übergeben den Stapel an die Steuerberatung. Andere erfassen nur Rechnungen. Wir meinen mit vollständiger operativer Finanzbuchhaltung, dass tatsächlich gebucht wird: Geschäftsvorfälle werden kontiert, Konten abgestimmt, offene Posten geführt, Zahlungen zugeordnet und die Umsatzsteuervoranmeldung vorbereitet. Das Ergebnis ist eine Buchhaltung, aus der sich zum Monatsende belastbare Zahlen ableiten lassen – und nicht nur ein geordneter Belegstapel.
Warum laufendes Buchen mehr wert ist als schnelles Nacharbeiten
Wer erst kurz vor der Voranmeldung bucht, bekommt Zahlen, die zum Zeitpunkt der Entscheidung bereits veraltet sind. Wer laufend bucht, sieht jederzeit, welche Rechnungen offen sind, wie sich die Liquidität entwickelt und ob eine Kostenposition aus dem Rahmen läuft. Deshalb arbeiten wir in kurzen Zyklen und nicht in Monatsblöcken. Der Aufwand ist in Summe derselbe – der Nutzen ein völlig anderer.
Der häufigste Fall: Rückstand aufholen
Viele Unternehmen kommen zu uns, wenn die Buchhaltung mehrere Monate hinterherhängt. Dann gilt: erst Bestandsaufnahme, dann Aufholen, dann Regelbetrieb. Für die Aufarbeitung unsortierter oder unvollständiger Unterlagen rechnen wir nach Aufwand ab, weil sich der Umfang vorher nicht seriös schätzen lässt. Sie erhalten aber vorab eine Einschätzung des Rahmens und eine Obergrenze, ab der wir Rücksprache halten.
Backoffice: der unterschätzte Zeitfresser
Rechnungen schreiben, Zahlungseingänge prüfen, mahnen, Unterlagen ablegen, Reisekosten abrechnen, Bestellungen auslösen – jede dieser Tätigkeiten dauert einzeln wenige Minuten und in Summe mehrere Tage im Monat. Weil sie selten dringend wirkt, wird sie verschoben, bis daraus ein Problem wird: Rechnungen gehen zu spät raus, Forderungen werden zu spät verfolgt, Unterlagen sind im Streitfall nicht auffindbar. Ausgelagert bleibt diese Arbeit nicht liegen, weil sie bei uns Teil eines festen Ablaufs ist.
E-Rechnung und digitale Belege
Der Umstieg auf strukturierte elektronische Rechnungen betrifft nahezu alle Unternehmen im deutschen B2B-Geschäft. Praktisch bedeutet das: Eingangsrechnungen müssen in strukturierten Formaten empfangen und verarbeitet werden können, Ausgangsrechnungen entsprechend erzeugt werden. Wir richten diesen Weg ein – vom Empfangspostfach über die Verarbeitung bis zur revisionssicheren Archivierung – und verbinden ihn mit dem Buchungsprozess, sodass keine doppelte Erfassung entsteht. Wo dafür technische Anpassungen nötig sind, greift der Bereich IT und Digitalisierung.
Klare Grenze zur Steuerberatung
Wir sind kein Steuerberater und ersetzen keinen. Jahresabschluss, Steuererklärungen, steuerliche Gestaltung und die abschließende Beurteilung schwieriger Sachverhalte gehören in die Kanzlei. Unsere Aufgabe ist die laufende operative Arbeit und eine Zuarbeit, die so aufbereitet ist, dass die Kanzlei zügig und ohne Rückfragen weiterarbeiten kann. In der Praxis senkt das häufig auch die Kosten auf der Kanzleiseite.
Konkrete Paketpreise nach Buchungssätzen pro Monat finden Sie auf der Seite Buchhaltung – Pakete und Preise.
Häufige Fragen zu Backoffice und Buchhaltung
Buchen Sie wirklich selbst oder bereiten Sie nur vor?
Können wir unsere bisherige Software behalten?
Wie kommen die Belege zu Ihnen?
Was passiert, wenn unsere Buchhaltung im Rückstand ist?
Übernehmen Sie auch Lohn und Gehalt?
Arbeiten Sie mit unserem Steuerberater zusammen?
Wie viel Zeit kostet Sie Ihre Buchhaltung im Monat?
Im kostenlosen Strategiegespräch schauen wir uns Ihr Belegvolumen an und sagen, welches Paket passt – und was die Umstellung bedeutet.